Документи щодо нагородження Почесною грамотою чи Подякою управління у справах сім’ї та молоді Донецької облдержадміністрації мають бути подані до управління не пізніше, ніж за 30 календарних днів до державного, професійного свята, ювілею та  тощо.

Для розгляду питання щодо відзначення Почесною грамотою чи Подякою  необхідно подати до управління у справах сім’ї та молоді Донецької облдержадміністрації такі документи:

- лист-подання на ім’я начальника управління у справах сім’ї та молоді облдержадміністрації від керівника установи (підприємства, організації), яка подає кандидатуру особи для відзначення, в якому необхідно вказати прізвище, ім’я, по батькові, місце роботи і посаду особи, яка подається для відзначення та вказати за що вона подається для відзначення;

- копія першої сторінки паспорта кандидата для нагородження.